วิธีการสร้าง จัดเก็บ และเรียกใช้ไฟล์โปรแกรมสำนักงาน

การทบทวนความรู้เดิม

“เราจะสามารถใช้งานโปรแกรมสำนักงานอย่างถูกต้อง ไม่เป็นการละเมิดลิขสิทธิ์ได้อย่างไรบ้าง”

แนวคำตอบ สามารถทำได้ 2 วิธีคือ
วิธีที่ 1 ซื้อครั้งเดียว โดย ชําระเงินเพียงครั้งเดียวเพื่อรับแอป Microsoft Office สําหรับคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง
วิธีที่ 2 จ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน หรือ รายปี และสามารถเลือกประเภทตามที่เหมาะสมกับการใช้งานของผู้ใช้งานได้ (Microsoft 365)

ในห้องคอมพิวเตอร์ของโรงเรียน ทางโรงเรียนได้ทำการซื้อโปรแกรมสำนักงาน (Microsoft Office) และลงโปรแกรมเอาไว้แล้ว โดยสามารถเข้าไปใช้งานได้อย่างถูกต้อง โดยวิธีการเปิดใช้งานเบื้องต้น คือ ดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนของโปรแกรมที่ต้องการใช้งาน

ผู้สอนให้ผู้เรียนทำกิจกรรม Microsoft Office Matching โดยใช้ สื่อกิจกรรม Microsoft Office Matching เพื่อเป็นกระตุ้นความสนใจของผู้เรียน โดยวิธีการทำกิจกรรมคือ ให้ผู้เรียนตัดภาพไอคอนของโปรแกรม ชื่อโปรแกรม และความสามารถในการทำงานของโปรแกรม และคละให้เข้ากัน จากนั้น ให้ผู้สอนพูดชื่อโปรแกรมทีละโปรแกรม และให้แต่ละกลุ่ม จับคู่ ภาพไอคอน ชื่อโปรแกรม และความสามารถในการทำงานของโปรแกรม ให้ถูกต้อง โดยแปะลงบนกระดานกิจกรรม กลุ่มใดสามารถทำได้ถูกต้องครบถ้วนและใช้เวลาน้อยที่สุดจะเป็นผู้ชนะ

โปรแกรมสำนักงานส่วนใหญ่จะมีวิธีการสร้าง จัดเก็บ และเรียกใช้ไฟล์ที่คล้ายๆ กัน ดังนี้

วิธีการสร้าง

  1. ดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนของโปรแกรม
  2. เลือกเอกสารเปล่า (Blank) หรือ เลือกแม่แบบ (Template) ที่ต้องการ

แม่แบบ (Template) คือ รูปแบบหรือแบบฟอร์มที่มีการออกแบบไว้ แต่ยังไม่มีการใส่เนื้อหาผู้ใช้เพียงแค่ใส่ข้อมูลรายละเอียดเข้าไป แก้ไขเพียงเล็กน้อย ก็สามารถมีไฟล์เอกสารที่สวยงามได้

วิธีการจัดเก็บ

เมื่อต้องการบันทึกไฟล์เพื่อนำไปใช้งานต่อ หรือ เพื่อกลับมาทำงานในครั้งถัดไป สามารถทำตามขั้นตอนได้ ดังนี้

  1. ไปที่คำสั่งไฟล์ (File)
  1. เลือกคำสั่งบันทึกเป็น (Save As)
  2. เลือกคำสั่งเรียกดู (Browse)
  1. จะปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมา เลือกพื้นที่ ที่ต้องการบันทึกไฟล์
  2. ตั้งชื่อไฟล์
  3. เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
  4. เลือกคำสั่งบันทึก (Save)

วิธีการเรียกใช้ไฟล์โปรแกรมสำนักงาน

  1. ไปที่คำสั่งไฟล์ (File)
  1. เลือกคำสั่งเปิด (Open)
  2. เลือกคำสั่งเรียกดู (Browse)
  1. จะปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้เลือกพื้นที่ ที่บันทึกไฟล์ไว้
  2. เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด
  3. และเลือกคำสั่งเปิด (Open)

กิจกรรม Active learning

ผู้สอนให้ผู้เรียนทำกิจกรรมสร้าง จัดเก็บ และเรียกใช้ไฟล์ โดยมีขั้นตอนการทำกิจกรรม ดังนี้

  1. ให้ผู้เรียนเปิดโปรแกรมสำนักงานที่ตนเองสนใจขึ้นมาคนละ 1 โปรแกรม ตามขั้นตอนของวิธีการสร้างไฟล์
  2. ให้ผู้เรียนพิมพ์ชื่อ นามสกุล และระดับชั้นของตัวเอง และตกแต่งให้สวยงาม
  3. เมื่อเสร็จแล้ว ให้ผู้เรียนบันทึกไฟล์ตามขั้นตอนของการบันทึกไฟล์ และปิดโปรแกรม

ประเภทของไฟล์

นามสกุลของไฟล์ เป็นการแบ่งแยกประเภทของไฟล์ ว่าเป็นไฟล์ประเภทใด ซึ่งประเภทของไฟล์ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่  ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เอกสาร ไฟล์บีบอัด และ ไฟล์วิดีโอ

1. ไฟล์รูปภาพ

.jpg หรือ .Jpeg ย่อมาจาก Joint Photographic Experts Group เป็นไฟล์รูปภาพที่นิยมที่สุด มีขนาดเล็ก รูปภาพค่อนข้างคมชัด
.gif ย่อมาจาก Graphic Interchange Format เป็นไฟล์รูปภาพที่สามารถเคลื่อนไหวได้ แต่ไม่ได้จัดในประเภทไฟล์วิดีโอ มีจำนวนสีเพียงแค่ 256 สี มักทำเป็นภาพเคลื่อนไหวมากกว่า ความละเอียดภาพไม่สูงมาก
.png ย่อมาจาก Portable Network Graphics ไฟล์ประเภทนี้คล้ายกับไฟล์ .jpg มาก แต่ข้อแตกต่าง คือ สามารถเป็นรูปที่ Backgroud โปร่งได้
.bmp ย่อมาจาก Bitmap ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแสดงภาพโปรแกรม Windows เป็นไฟล์ขนาดใหญ่ จึงไม่ค่อยมีประโยชน์ในการใช้งานมากนัก
.tiff ย่อมาจาก Tagged Image File Format เป็นไฟล์ที่มีความละเอียดสูงและมีขนาดที่ค่อนข้างใหญ่ รองรับระบบสีได้หลายแบบ เหมาะกับการทำสื่อสิ่งพิมพ์
.psd ย่อมาจาก Photoshop Document เป็นกราฟิกไฟล์ ที่ใช้ในโปรแกรม Adobe Photoshop สามารถแก้ไขงานแต่ละ Layer

.swf ย่อมาจาก Shockwave Flash เป็นไฟล์ภาพเคลื่อนไหวของ Adobe Flash แลโปรแกรมอื่นๆ เป็นการ Publish File ให้เป็น Flash Movie
.ai ย่อมาจาก Adobe Illustrator ซึ่งเป็นโปรแกรมออกแบบแบบ Vector คือการนำจุดมาต่อๆ กัน โดยข้อดีของ Vector คือง่ายต่อการแก้ไข

2.ไฟล์เอกสาร

.doc หรือ .docx ย่อมาจาก Document เป็นไฟล์เอกสารที่เก็บข้อมูลเป็นหน้า โดยอ่านไฟล์ได้จากโปรแกรม WordPad หรือ Microsoft Word
.xls หรือ .xlw ย่อมาจาก Excel Spreadsheet เป็นไฟล์ตารางข้อมูล ใช้คำนวณตัวเลข โดยใช้ Microsoft Excel ในการอ่าน
.pdf ย่อมาจาก Portable Document Format เป็นไฟล์ที่คุณภาพสูงแต่ขนาดค่อนข้างเล็ก ใช้แสดงเอกสารในแบบกราฟิก ใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Reader หรือโปรแกรมอื่นๆ ในการอ่าน
.pptx ย่อมาจาก Microsoft Powerpoint Open XML เป็นไฟล์แบบสไลด์ ใช้ในการนำเสนองาน ใช้เปิดด้วยโปรแกรม Microsoft Powerpoint
.prg ย่อมาจาก Program เป็นไฟล์ข้อความประเภทหนึ่ง ใช้ NotePad WordPad หรือ Text Editor ในการอ่าน
.dwg ย่อมาจาก Drawing ของโปรแกรม AutoCAT.txt ย่อมาจาก Text เป็นไฟล์ข้อความธรรมดาคล้ายกับไฟล์ .prg

3.ไฟล์บีบอัด

.zip เป็นไฟล์ที่บีบอัดหลายๆ ไฟล์รวมกัน ใช้โปรแกรม Winzip Pkzip Winrar ในการอ่าน
.rar ย่อมาจาก Roshal Archive เหมือนกับไฟล์ .zip ใช้โปรแกรม Winzio Pkzip Winrar ในการอ่านเช่นเดียวกับไฟล์ .zip

4.ไฟล์วิดีโอและเพลง

.avi ย่อมาจาก Audio Video Interleave คือไฟล์ภาพยนตร์ ภาพเคลื่อนไหว ใช้โปรแกรม Windows Media Player QuickTime ACDsee ในการเปิด
.divx เป็นไฟล์ .avi ที่ใส่ Subtitle เพิ่มได้หลายภาษา โดยจะต้องติดตั้งโปรแกรม Subtitle เพิ่ม
.fly เป็นไฟล์ที่นิยมใช้ในหลายๆ เว็บไซต์ที่ให้บริการวิดีโอผ่านเว็บไซต์
.mov ย่อมาจาก Movie เป็นไฟล์วิดีโอ โดยที่ใช้โปรแกรม QuickTime ในการเปิด
.mp3 ย่อมาจาก MPEC Audio Layer 3 เป็นไฟล์ขนาดเล็ก ที่คุณภาพดี ใช้โปรแกรม Winamp Sonique Windows Media Player และอื่นๆ ในการเปิด
.mp4 ย่อมาจาก MPEC Audio Layer 4 เป็นไฟล์ที่มีพื้นฐานจากไฟล์ .avi แต่ถูกบีบให้ขนาดเล็กกว่า แต่คุณภาพยังคงใกล้เคียงกับของเดิม
.wav ย่อมาจาก Wave เป็นไฟล์เพลง โดยโปรแกรม Winamp Sonique Windows Media Player และอื่นๆ ในการเปิด
.wma ย่อมาจาก Windows Media Audio เป็นไฟล์ที่คุณสมบัติเหมือนกับไฟล์ .mp3 แต่ขนาดเล็กกว่าและใหม่กว่า

การบันทึกไฟล์ควรเลือกประเภทของไฟล์ที่เหมาะสมกับงาน เพื่อให้ไฟล์งานมีคุณภาพและสามารถนำไปใช้งานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  1. ผู้สอนให้ผู้เรียนเปิดไฟล์ตามขั้นตอนการเปิดไฟล์ และให้พิมพ์ชื่อ นามสกุล ของเพื่อนในห้องเรียน 3 คน พร้อมตกแต่งให้สวยงาม จากนั้นให้บันทึกไฟล์เป็นรูปแบบ PDF
  2. ผู้สอนสุ่มตรวจผลงานของผู้เรียนเพื่อเป็นการประเมินความเข้าใจ

ขั้นสรุป

โปรแกรมสำนักงานมีวิธีการสร้าง จัดเก็บ และเรียกใช้ไฟล์ที่คล้ายๆ กัน แต่ละโปรแกรมยังมีแม่แบบ (Template) ให้เลือกใช้งาน ทำให้สะดวกรวดเร็วในการสร้างชิ้นงาน และเมื่อต้องการบันทึกไฟล์ ควรเลือกประเภทของไฟล์ให้เหมาะสมกับงานเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ และสามารถนำไปใช้งานต่อได้อย่างมีคุณภาพ

Print Friendly, PDF & Email