การจัดรูปแบบข้อมูลบนเวิร์กชีต คือ การปรับเปลี่ยนการแสดงผลในเวิร์กชีตให้ดูสวยงามและน่าสนใจมากยิ่งขึ้น โดยการเน้นจุดสำคัญหรือข้อมูลที่สำคัญ ๆ เปลี่ยนแปลงรูปแบบของข้อมูลให้เหมาะสมเช่นข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือ รูปแบบของวันที่ในแบบต่าง ๆ หรือจะทำการเพิ่มเติมเครื่องหมายสกุลเงินต่าง ๆ เช่น ดอลลาร์ ($) บาท (฿) หรือ Comm (,) และยังสามารถเปลี่ยนแบบอักษร สีอักษร และอื่น ๆ ซึ่งการจัดรูปแบบนี้สามารถจัดได้ 2 วิธีคือ
1. การจัดการด้วยแถบเครื่องมือรูปแบบ
การจัดด้วยแถบเครื่องมือเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัด โดยการใช้ปุ่มต่าง ๆ ที่ต้องการบนแถบเครื่องมือได้ทันที แต่บางครั้งเราต้องการรูปแบบที่แตกต่างจากในแถบเครื่องมือ จึงจำเป็นต้องกำหนดด้วยวิธีการที่ 2
2. การจัดรูปแบบด้วยคำสั่งจากไดอะล็อกบ็อกซ์
การจัดรูปแบบของข้อมูลด้วยวิธีนี้ เหมาะสำหรับการจัดรูปแบบข้อมูลที่มีความสลับซับซ้อนหรือต้องการจัดรูปแบบโดยมีการใส่ลูกเล่นต่าง ๆ หลาย ๆ แบบ เพื่อดึงดูดความสนใจ ซึ่งคำสั่งจะแบ่งออกเป็น 6 แบบ ดังนี้
1. ตัวเลข (Number) ใช้ในการจัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การใช้เครื่องหมายการกำหนดค่าในรูปแบบต่าง ๆ ความถึงกำหนด ข้อมูลในเป็นในแบบที่ต้องการ
2.การจัดวาง (Alignment) ใช้ในการจัดลักษณะการวางตำแหน่งของข้อมูล เช่น จัดข้อมูลให้อยู่กึ่งกลาง ชิดซ้าย หรือขวา ตลอดจนการวางแนวของตัวข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ดังรูป
3. แบบอักษร (Font) ใช้ในการกำหนดรูปแบบของตัวอักษรและขนาดตัวอักษร ลักษณะของตัวอักษร การกำหนดสีของตัวอักษร การกำหนดรูปแบบพิเศษให้ตัวอักษร เป็นต้น
4. เส้นขอบ (Border) ใช้ในการกำหนดเส้นขอบในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ลักษณะของเส้นขอบและรูปแบบการตีเส้นกรอบให้กับเซลล์
5. ลวดลาย (Patterns) ใช้ในการกำหนดลวดลายและสีพื้นให้กับเซลล์และกลุ่มเซลล์
6. การป้องกัน (Protection) ใช้ในการป้องกันและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในเวิร์กชีต
