3. การใช้เมนูและแถบเครื่องมือ

          ชุดเครื่องมือของโปรแกรม Microsoft Excel
ชุดเครื่องมือของ Microsoft Excel ประกอบไปด้วยกลุ่มเครื่องมือหรือคำสั่งต่าง ๆ ที่เรียกว่า“ริบบอน”(Ribbon) ที่ได้จัดรวบรวมไว้เป็นกลุ่มๆ ตามประเภทของการใช้งาน โดยจะมีการแยกออกเป็นแต่ล่ะเมนูอีกทีเพื่อให้สามารถค้นหาเครื่องมือได้สะดวกขึ้น ซึ่งแต่ละเมนูนั้นก็มีรายละเอียดของเครื่องมือต่างๆ ดังนี้

1. เมนูหน้าแรก (Home) จะเป็นที่รวบรวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมากต้องใช้บ่อยๆ เช่น การจัดการแบบตัวอักษร รูปแบบตารางหรือเซลล์ เป็นต้น โดยจะแสดงขึ้นมาเป็นเมนูแรกเสมอ

1) A คือ คลิปบอร์ด (Clipboard) ใช้สำหรับการตัด คัดลอก และวางรูปแบบ

2) B คือ แบบอักษร (Font) ใช้สำหรับจัดรูปแบบตัวอักษร เช่น รูปแบบตัวอักษรขนาด ตัวหนา บางและการเปลี่ยนสีตัวอักษรหรือสีพื้นหลังของเซลล์

3) C คือ การจัดแนว (Alignment) ใช้สำหรับจัดตำแหน่งชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง และจัดระดับให้อยู่ชิดด้านบน กึ่งกลาง ด้านล่าง รวมถึงการจัดย่อหน้า

4) D คือ ตัวเลข (Number) ใช้สำหรับจัดรูปแบบแสดงตัวเลขในเซลล์ เช่น แสดงรูปแบบของเวลาวันที่ สกุลเงินหรือแบบบัญชี รวมถึงการใส่จุลภาคและจุดทศนิยม

5) E คือ ลักษณะ (Styles) ใช้สำหรับจัดรูปแบบตารางแบบสำเร็จรูป เช่น สีของตารางหรือสีเซลล์และจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น ใส่สัญลักษณ์ หรือแถบสีแบบไล่ระดับ

6) F คือ เซลล์ (Cells) ใช้สำหรับแทรกหรือลบเซลล์ เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ซ่อนและล็อคแผ่นงาน

7) G คือ การแก้ไข (Editing) ใช้สำหรับหาผลรวม ล้างเซลล์เรียงลำดับ ค้นหา และการแทนที่คำศัพท์

2. เมนูแทรก (Insert) เป็นเมนูที่ใช้สำหรับแทรกออบเจ็กต์หรือองค์ประกอบต่างๆ ลงไปบนแผ่นงานเพื่อใช้อ้างอิงประกอบข้อมูลให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น รวมถึงการเพิ่มความสวยงาม เช่น กราฟ รูปภาพ หรือไดอะแกรม เป็นต้น

1) A คือ ตาราง (Tables) ใช้สำหรับสร้างเส้นขอบตาราง การจัดการข้อมูลมากๆ ด้วย PivotTable และ PivotChart

2) B คือ ภาพประกอบ (Illustrations) ใช้สำหรับสร้างการสร้างผังงาน หรือไดอะแกรม

3) C คือ แอพพลิเคชัน (Apps) ใช้สำหรับเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชันของไมโครซอฟท์

4) D คือ แผนภูมิ (Charts) ใช้สร้างแผนภูมิหรือกราฟแบบต่างๆ

5) E คือ รายงาน (Reports) ใช้สำหรับสร้างรายงานต่าง ๆ

6) F คือ วิเคราะห์ข้อมูล (Spark lines) ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล ในลักษณะแผนภูมิ

7) G คือ ตัวกรอง (Filters) ใช้สำหรับสร้างตัวกรองสำหรับกรองข้อมูล

8) H คือ การเชื่อมโยง (Link) ใช้สำหรับสร้างจุดเชื่อโยงไปยังเว็บไซต์ อีเมล์ หรือโปรแกรมต่างๆ

9) I คือ ข้อความ (Text) ใช้สำหรับสร้างข้อความศิลป์ ใส่หัวหรือท้ายกระดาษ และใส่สัญลักษณ์

3. เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) เป็นเมนูที่ใช้สำหรับปรับแต่ง กำหนดขนาด หรือมุมมองต่างๆ บนหน้าแผ่นงานให้เป็นไปตามความต้องการ

1) A คือ ชุดรูปแบบ (Themes) ใช้สำหรับออกแบบตาราง ตัวอักษร และสีสันแบบสำเร็จรูป

2) B คือ ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ใช้สำหรับกำหนดระยะห่าง

ขนาดกระดารูปแบบการวางกระดาษและขอบกระดาษ

3) C คือ ตนเองปรับพอดี (Scale to Fit) ใช้สำหรับกำหนดความสูงหรือกว้างให้พอดีกันหน้ากระดาษ

4) D คือ ตัวเลือกแผ่นงาน (Sheet Options) ใช้สำหรับกำหนดการแสดงมุมมองแลรายละเอียดของแผ่นงาน

5) E คือ จัดเรียง (Arrange) ใช้สำหรับจัดเรียงลำดับของวัตถุที่วางซ้อนกันอยู่

4. เมนูสูตร (Formula) เป็นเมนูที่ใช้สำหรับใส่สูตรคำนวณและฟังก์ชัน สำเร็จรูปต่างๆ ลงในเซลล์โดยแยกประเภทตามการใช้งาน เช่นฟังก์ชันการเงิน ฟังก์ชันเกี่ยวกับข้อความ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น

1) A คือ ไลบรารีฟังก์ชัน (Function Library) ใช้สำหรับใส่สูตรและฟังก์ชันด้านการ คำนวณต่างๆเมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

2) B คือ ชื่อที่กำหนด (Define Names) ใช้สำหรับกำหนดชื่อของกลุ่มเซลล์เพื่อใช้อ้างอิงในสูตร

3) C คือ ตรวจสอบสูตร (Formula Auditing) ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้อง ผลกระทบและความผิดพลาดจากการคำนวณ

4) D คือ การคำนวณ (Calculation) ใช้สำหรับกำหนดให้โปรแกรมมีการคำนวณแบบอัตโนมัติ

5.เมนูข้อมูล(Data)เป็นเมนูที่ใช้สำหรับติดต่อข้อมูลกับภายนอกโปรแกรม และทำงานกับข้อมูลที่มีจำนวนมาก เพื่อให้มีความคล่องตัวในการใช้งานและมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

1) A คือ รับข้อมูลภายนอก (Get External) เป็นส่วนรับข้อมูลจากภายนอกโปรแกรม เช่น จากฐานข้อมูลโปรแกรม Access เว็บไซต์ หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ

2) B คือ การเชื่อมต่อ (Connections) ใช้สำหรับเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่อยู่นอกสมุดงาน

3) C คือ เรียงลำดับและกรองข้อมูล (Sort & Filter) ใช้สำหรับเรียงลำดับตัวเลข/ตัวอักษร และกรองข้อมูลเพื่อให้แสดงเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ

4) D คือ เครื่องมือข้อมูล (Data Tools) ใช้สำหรับจัดการข้อมูล เช่น แบ่งข้อความเป็นคอลัมน์เลือกรายการที่ซ้ำกันออกไป และกำหนด การตรวจสอบการกรอกข้อมูลลงในเซลล์

5) E คือ เค้าร่าง (Outline) ใช้สำหรับ จัดกลุ่มข้อมูลที่มีมากๆ โดยสามารถยุบหรือขยายกลุ่มเซลล์นั้น

6. เมนูตรวจทาน (Review) เป็นเมนูที่รวบรวมประโยชน์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกันซึ่งประกอบด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด การแทรกข้อคิดเห็น และการป้องกันความปลอดภัยของแผ่นงาน

1) A คือ การพิสูจน์อักษร (Proofing) ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด ค้นคว้าอ้างอิงข้อมูลและการใช้พจนานุกรมเพื่อแปลคำศัพท์

2) B คือ ภาษา (Language) ใช้สำหรับเปลี่ยนภาษา

3) C คือ ข้อคิดเห็น (Comments) ใช้สำหรับเพิ่มข้อคิดเห็นหรือเสนอแนะลงในเซลล์

4) D คือ การเปลี่ยนแปลง (Changes) ใช้สำหรับ ล็อคแผ่นงานหรือสมุดงานไม่ให้ผู้อื่นใช้ร่วม

7. เมนูมุมมอง (View) เป็นเมนูที่ใช้ปรับเปลี่ยนมุมมองของแผ่นงานแบบต่างๆ ให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานในขณะนั้น

1) A คือ มุมมองสมุดงาน (Workbook Views) ใช้สำหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของหน้าแผ่นงานให้เป็นไปตามลักษณะของการใช้งาน เช่น มุมมองแบบปกติหรือมุมมองแบบเค้าโครง เป็นต้น

2) B คือ แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ใช้สำหรับกำหนดให้แสดง/ซ่อนส่วนต่างๆ ในแผ่นงาน เช่น เส้นตาราง หัวเรื่อง หรือแถบสูตร เป็นต้น

3) C คือ ย่อ/ขยาย (Zoom) ใช้สำหรับ สำหรับย่อหรือขยายหน้าแผ่นงานให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง

4) D คือ หน้าต่าง (Windows) ใช้สำหรับจัดการแผ่นงาน เช่น ซ่อนแผ่นงาน ตรึงแนวแผ่นงาน เป็นต้น

5) E คือ มาโคร (Macros) ใช้สำหรับสร้างมาโคร โดยการบันทึกขั้นตอนการท างานไว้ใช้งานภายหลัง